Cứ mỗi cuối năm, hầu hết các công ty đều rục rịch chuẩn bị một sự kiện quan trọng là tiệc tất niên. Dù quy mô công ty lớn hay nhỏ thì để có một bữa tiệc chỉn chu, hoành tráng bắt buộc phải có khâu chuẩn bị thật kỹ càng. Đừng lo nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc này, dưới đây là checklist cần thiết giúp bạn tổ chức tiệc tất niên công ty suôn sẻ.
Lên ý tưởng chương trình
Việc quan trọng cần làm đầu tiên là lên ý tưởng tổ chức chương trình. Trước hết phải xác định được chủ đề của buổi tiệc là gì, theo tone mood nào, truyền tải thông điệp gì.
Thông thường tiệc tất niên là dịp để ban giám đốc thể hiện sự tri ân đối với nhân viên đã đồng hành với công ty trong suốt những năm qua. Tiếp theo là tổng kết một năm làm việc và là thời gian để mọi người gắn kết, vui chơi cùng nhau.
Khi đã có được ý tưởng và chủ đề sẽ dễ dàng cho việc chuẩn bị những khâu tiếp theo.
Lên danh sách khách mời
Tiếp theo, lên danh sách khách mời sẽ tham dự trong bữa tiệc để chuẩn bị không gian, bàn tiệc hay cách tiếp khách phù hợp.
Tiệc công ty sẽ có sự xuất hiện của ban giám đốc, nhân viên. Bên cạnh đó cũng sẽ có thêm những khách hàng, đối tác quan trọng tùy theo chỉ định của ban giám đốc.
Lên ngân sách dự kiến
Ngân sách chi tiết sẽ có sau khi mọi thứ hoàn thành. Tuy nhiên trước đó vẫn phải lên danh sách dự kiến để có những sự lựa chọn cho phù hợp với điều kiện của công ty.
Lưu ý ngân sách sẽ được chia ra tương ứng với các hạng mục. Dựa vào ngân sách chúng ta sẽ cân nhắc địa điểm, thực đơn và thiết kế quy mô bữa tiệc.
Lựa chọn địa điểm, thời gian
Sau khi có ngân sách sẽ đến phần lựa chọn địa điểm và thời gian. Địa điểm cần đáp ứng đủ số lượng người tham gia. Bên cạnh đó còn phải phù hợp với chủ đề ban đầu đã đưa ra.
Lên khung chương trình cơ bản
Để một bữa tiệc tất niên công ty diễn ra thuận lợi thì luôn phải có kế hoạch chương trình chi tiết, rõ ràng. Càng cụ thể càng tốt.
Việc lên kế hoạch giúp bạn dễ kiểm soát chương trình và tránh bị thiếu sót trong quá trình tổ chức. Khung chương trình thường bao gồm những yếu tố chính sau đây:
- Chuẩn bị tiết mục văn nghệ
Tùy theo quy mô mà lựa chọn thuê ban nhạc hay công ty tự chuẩn bị. Tuy nhiên chắc chắn là không thể thiếu các tiết mục “cây nhà lá vườn” và MC chương trình. Hãy hoàn thành phần này trước ít nhất 1 tuần nhé.
- Phần ẩm thực
Bàn tiệc là điều tối quan trọng không thể bỏ qua. Khi thuê địa điểm bạn cũng hãy kèm theo chọn menu cho bữa tiệc nhé.
- Chuẩn bị quà tất niên
Một phần khác luôn xuất xuất hiện trong những bữa tiệc là quà tặng. Nhiều đơn vị sẽ tổng kết trao quà theo những đóng góp của nhân viên hoặc tổ chức trò chơi bốc thăm trúng thưởng. Cũng sẽ có nhiều nơi chuẩn bị quà cho toàn thể nhân viên như một lời cảm ơn.
Về quà tặng, hãy lựa chọn những món quà tặng doanh nghiệp vừa giúp thể hiện tình cảm vừa thắt chặt sự đoàn kết nội bộ nhé.
Phân chia nhân sự
Sau khi đã có khung chương trình thì bước tiếp theo là phân chia nhân sự để cùng thực hiện. Tiệc tất niên công ty chắc chắn không thể chỉ có một người phụ trách mà cần sự hỗ trợ của nhiều thành viên. Nếu quy mô công ty lớn có thể thuê các đơn vị tổ chức sự kiện.
Phương án và chi phí dự phòng
Cuối cùng là lên phương án và chi phí dự phòng. Ví dụ nếu tiệc ngoài trời mà trúng hôm thời tiết xấu thì phương án B là gì. Hoặc kinh phí phát sinh nhiều so với dự kiến thì xử lý ra sao… Khi bạn có phương án dự phòng thì dù xảy ra những điều ngoài ý cũng dễ đối phó và đảm bảo bữa tiệc diễn ra thành công.
Tổ chức tiệc tất niên công ty cần chuẩn bị thật chu đáo và chi tiết để tránh xảy ra sai sót. Với checklist mà G.Art gợi ý trong bài viết này, việc chuẩn bị sẽ dễ dàng và suôn sẻ hơn rất nhiều đấy. Hy vọng những thông tin này có ích với bạn.
