Tiệc tất niên công ty tổ chức vào cuối năm là sự kiện quan trọng cần phải chuẩn bị kỹ càng. Nhiều doanh nghiệp với số lượng nhân viên lớn sẽ lựa chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài. Tuy nhiên dù thuê ngoài hay “tự thân vận động” thì bạn cũng cần lưu ý những điều dưới đây để chương trình diễn ra suôn sẻ nhất.
Chuẩn bị ý tưởng kỹ càng
Tiệc tất niên công ty có diễn ra chỉn chu và thành công như dự kiến hay không phụ thuộc phần lớn vào việc lên ý tưởng ban đầu. Dù có thuê đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài đi nữa thì phía doanh nghiệp cũng phải lên ý tưởng và chủ đề cơ bản.
Ngày nay nhiều công ty muốn buổi tiệc cuối năm diễn ra thật độc đáo và đáng nhớ nên đã chọn những chủ đề rất đặc biệt. Ví dụ như chủ đề hóa trang, không khí đồng quê, retro cổ điển… Thậm chí có thể yêu cầu dress code để tạo sự đồng bộ cho sự kiện.
Ý tưởng cần được lên chi tiết để từ đó chuẩn bị những khâu tiếp theo cho phù hợp. Nếu thuê đơn vị tổ chức bên ngoài hãy trao đổi với họ thật kỹ càng về điều này nhé.
Liên hệ thuê địa điểm sớm
Cuối năm là thời điểm “nóng”, đồng loạt các doanh nghiệp sẽ tổ chức tiệc cuối năm. Do đó bạn cần liên hệ thuê địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty sớm, ít nhất là trước 2 tháng khi sự kiện diễn ra. Nếu tìm địa điểm trễ khả năng cao là hết chỗ hoặc dù còn đi nữa cũng khó tìm được nơi có sức chứa phù hợp với số lượng khách mời.
Không chỉ thế, việc liên hệ thuê gấp còn có khả năng bị tăng phí dịch vụ, ảnh hưởng đến ngân sách công ty.
Trước khi thuê địa điểm bạn cần lên danh sách khách mời để xác định số lượng người tham dự. Từ đó lựa chọn không gian địa điểm cho phù hợp nhé.
Lên kịch bản và khung chương trình chi tiết
Một buổi tiệc tất niên công ty dù đơn giản hay cầu kỳ đều cần phải có một kịch bản chi tiết để tránh mọi thứ diễn ra lộn xộn và nhiều sai sót. Dù có là buổi tiệc thoải mái đi nữa thì cũng cần đảm bảo sự chỉn chu, chuyên nghiệp. Do đó điều cần thiết là phải lên một kịch bản và khung chương trình càng chi tiết càng tốt.
Trong khung chương trình bắt buộc phải có thời gian và những hoạt động sẽ diễn ra trong mốc thời gian đó. Tiếp theo là những người phụ trách để đảm bảo các hoạt động chạy đúng kế hoạch.
Bạn nên phân công cho nhiều người, mỗi người đảm nhận một đầu việc để tránh sự nhập nhằng nhé.
Chuẩn bị kế hoạch dự phòng
Một điều mà không phải ai cũng thực hiện khi tổ chức tiệc tất niên công ty là chuẩn bị kế hoạch dự phòng. Dù có chuẩn bị vô cùng kỹ càng đi nữa thì cũng không ai đảm bảo được những vấn đề ngoài ý muốn sẽ không xảy ra. Ví dụ âm thanh hỏng, thời tiết xấu, hệ thống đèn hư…
Nếu có một kế hoạch dự phòng thì sự kiện của bạn sẽ suôn sẻ hơn đấy.
Tổ chức một bữa tiệc tất niên công ty không phải là chuyện đơn giản, dù là quy mô sự kiện lớn hay nhỏ đi nữa. Tiệc công ty mang ý nghĩa đặc biệt, tổng kết một năm hoạt động của doanh nghiệp và là lúc để toàn bộ thành viên nghỉ ngơi sau một năm làm việc vất vả. Với những lưu ý mà G.Art vừa chia sẻ trên đây, mong rằng bạn sẽ áp dụng vào thực tiễn và tổ chức một buổi tiệc tất niên thành công ngoài mong đợi.
